Ausgangslage
Ein international tätiger Getränkehersteller mit über 30.000 Mitarbeitern in mehr als 10 Ländern stand vor einem klassischen Problem: Geschäftsprozesse waren über Jahrzehnte gewachsen, in Silos organisiert und größtenteils manuell gesteuert.
Die konkreten Schmerzpunkte:
- Produktionsplanung basierte auf Excel-Tabellen, die zwischen Werken per E-Mail ausgetauscht wurden
- Vertriebsprozesse liefen über ein veraltetes Formularwesen — Genehmigungen dauerten Tage statt Stunden
- HR-Workflows (Urlaubsanträge, Onboarding, Genehmigungen) waren papierbasiert
- Keine Transparenz über den Status laufender Vorgänge — „Wo steckt mein Antrag?” war die meistgestellte Frage
Herausforderung
Die zentrale Herausforderung war nicht die Technik, sondern die Vielfalt: Jedes Werk, jede Landesgesellschaft hatte über Jahre eigene Prozessvarianten entwickelt. Eine BPM-Lösung musste daher:
- Flexibel genug sein, um lokale Varianten abzubilden
- Standardisiert genug, um globale Auswertungen zu ermöglichen
- Niedrigschwellig in der Bedienung — die Nutzer waren Werksleiter und Vertriebsmitarbeiter, keine IT-Spezialisten
- Integrierbar in die bestehende SAP-Landschaft
Lösung
Wir implementierten eine modulare BPM-Plattform, die drei Kernbereiche abdeckt:
Modul 1: Produktionsworkflows
- Digitale Produktionsaufträge mit automatischer Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen
- Echtzeit-Statusverfolgung für jeden Auftrag
- Eskalationsregeln bei Verzögerungen (automatische Benachrichtigung nach definierten SLAs)
- Integration mit SAP PP (Production Planning) für Materialverfügbarkeitsprüfung
Modul 2: Vertriebsprozesse
- Digitale Angebotserstellung mit konfiguriertem Genehmigungsworkflow
- Preisabweichungen lösen automatisch die richtige Genehmigungsstufe aus
- Mobile Freigabe für Führungskräfte (Genehmigung per App statt per Unterschrift)
- Audit-Trail für jede Entscheidung — Compliance-konform und nachvollziehbar
Modul 3: HR-Workflows
- Self-Service-Portal für Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und Onboarding
- Automatische Weiterleitung basierend auf Organisationshierarchie
- Vertretungsregelungen mit automatischer Delegation
- Dashboard für HR-Leiter mit Übersicht über offene Vorgänge
Technologie-Stack
| Komponente | Technologie |
|---|---|
| BPM Engine | Camunda Platform |
| Frontend | React-basiertes Aufgabenportal |
| Integration | REST APIs + SAP RFC Connector |
| Mobile | Progressive Web App (PWA) |
| Monitoring | Eigenes Dashboard mit Prozess-KPIs |
| Infrastruktur | Kubernetes (On-Premise) |
Ergebnisse
Nach 12 Monaten im Produktivbetrieb:
- Genehmigungszeiten im Vertrieb: von durchschnittlich 4,2 Tagen auf 6 Stunden (−85 %)
- HR-Vorgänge: Bearbeitungszeit um 70 % reduziert
- Produktionsaufträge: 95 % der Aufträge werden innerhalb des SLA abgeschlossen (vorher: 62 %)
- Transparenz: Echtzeit-Status für alle laufenden Vorgänge — „Wo steckt mein Antrag?” wurde überflüssig
- Adoption: 2.800 aktive Nutzer innerhalb der ersten 6 Monate
Lessons Learned
1. Prozesse vor der Digitalisierung vereinheitlichen
Wer chaotische Prozesse digitalisiert, bekommt digitales Chaos. Wir haben vor der Implementierung jeden Prozess mit den Fachbereichen durchgesprochen und Varianten konsolidiert — von 47 Genehmigungspfaden im Vertrieb auf 8 standardisierte Workflows.
2. Change Management ist 50 % des Projekts
Die Technologie war in 4 Monaten implementiert. Die Akzeptanz in allen Ländern herzustellen dauerte 8 Monate. Lokale Champions — Mitarbeiter, die die Plattform im Alltag vorleben — waren der entscheidende Erfolgsfaktor.
3. Klein starten, schnell skalieren
Wir begannen mit einem Werk und einem Vertriebsprozess. Nach dem Proof of Value dort folgte der Rollout auf alle Standorte. Der Versuch, von Tag eins alles gleichzeitig auszurollen, wäre gescheitert.